Bir konferans yürütmek büyük bir girişim olabilir. Ve olay ne kadar büyükse, ele alınması, dikkate alınması ve planlanması gereken değişkenler o kadar fazla olacaktır.
Ancak hedef kitleniz için bir etkinlik düzenlemenin birçok avantajını göz ardı edemeyiz; bu, üyelerine işinizi yeni bir şekilde deneyimleme şansı vermek, satıcı ve tedarikçileriniz ile daha güçlü ortaklıklar kurmak veya ek gelir elde etmek anlamına gelsin.
SaaS işletme sahipleri, yatırımcılar ve yöneticiler için 300’den fazla kişilik bir konferans olan LTV Conf’u yönetme deneyimime dayanarak, etkili bir konferans yürütmenin bir sanat ve bilim olduğunu öğrendim. Etkinliğinizin hedef kitlenizle bağlantı kurmasını sağlamak için gereken temel adımlar burada.
1. Önemli ayrıntıları önceden hesaplayın.
Kendinizi başarıya hazırlamak önemlidir. Bu nedenle, bir konferans düzenlemenin daha ince ayrıntılarını örtbas etmek cazip gelse de, bunların nasıl bir araya geleceğini önceden düşünmek için zaman ayırmalısınız – yoksa etkinliğiniz bir felaketle sonuçlanabilir. Şunları dikkate alarak başlayın:
Etkinliğiniz için hedefleriniz nelerdir? Ne elde etmeyi umuyorsun?
Bu etkinlik kimin için? Bu insanlar neden katılacak?
Etkinlik ne zaman ve nerede gerçekleşecek? Bir biletin maliyeti ne olmalıdır?
Etkinlik ne kadara mal olacak? Bütçeniz nedir?
Etkinliğinizde kim konuşacak? Takvim nasıl organize edilecek?
Başlangıçta, bu sorulara vereceğiniz cevaplar genel hatlarıyla olabilir. Önemli olan, cevapları düşünmeye başladığınızda, yemek, ek oturma veya şehir dışından gelenler için konaklama için ayrıntılar olsun, dikkate almanız gereken ayrıntılar kendilerini gösterecektir.
2. Değer teklifinizin ne olduğunu belirleyin.
Herhangi bir ürün veya hizmette olduğu gibi, konferansınıza katıldıktan sonra misafirlerinizin neyle gideceği konusunda net olmalısınız. Ve hedef kitlenizin kim olduğuna bağlı olarak, bu değişecektir.
Burada dikkate alınması gereken ortak unsurlar arasında ağ oluşturma fırsatları, sahnede veya çalışma oturumlarında paylaşılan ipuçları ve tavsiyeler, hatta sunulan eğlence yer alır. MicroConf, etkinliğin iki farklı girişimcilik düzeyine ve dünyanın iki farklı bölgesine yönelik iki versiyonunu oluşturan harika bir konferans örneğidir.
Organizatörler ayrıca, katılımcıların birbirleriyle bağlantı kurabilmelerini sağlamak için mutlu saatler ağı etkinlikleri oluşturdu ve bu da konferansın SaaS endüstrisindeki en güçlü topluluklardan biri haline gelmesine yardımcı oldu. Bu, konferans organizatörlerinin izleyicilerinin kim olduğunu ve kim olduğunu bilmelerinin doğrudan bir sonucuydu.
Önerilen makale: zekice iş fikirleri hakkında bilgi almak ve güncel iş fikirleri haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
3. Mükemmel mekanı seçin.
Mekanınız etkinliği yapabilir veya bozabilir. İlgili tüm faktörleri göz önünde bulundurana kadar, bu ilk başta bir abartı gibi görünebilir. Harika bir mekan, katılımcıların molalar sırasında ağ kurabilecekleri bir “koridor” alanı sunmalı ve bir bütün olarak etkinlik için nispeten özel bir alan olmalıdır.
Convene, tam da bu amaç için tasarlanmış harika bir mekan örneğidir ve mekanın profesyonel personeli, konferans gününüze fark yaratacak küçük ayrıntıları eklemenize yardımcı olabilir (ipucu: Yiyecek ve atıştırmalıklar düşündüğünüzden daha önemlidir).
Yakınlarda otel veya restoran olup olmadığını da düşünün. Hatta birçok konferans, konukların uzun bir öğrenim gününden sonra daha kolay bağlantı kurmalarını ve ağ kurmalarını sağlamak için etkinliklerini bir otelde düzenler. Etkinlik içi toplantıların önündeki engelleri kaldırmak, katılımcılarınızın eğlenmesini, ilişkiler kurmasını ve nihayetinde geri gelmesini sağlamanın en iyi yollarından biridir.
4. Etkinliğinizi düzenlemek için en uygun zamana karar verin.
Etkinliğiniz için önceden planlama yapmak için kendinize bolca zaman verin. Çok sıkı bir son teslim tarihiniz varsa, birçok şey çatlaklardan düşebilir. Ek olarak, biraz araştırma yapmak ve meydana gelen rekabet eden olayları ortaya çıkarmak isteyeceksiniz. Etkinliğinize önceden karar vermenin bir başka yararı da potansiyel kitlenize bol bol haber vermektir.
Dikkat edilmesi gereken en önemli olaylar aynı şehirde gerçekleşen olaylar olsa da, sizinkiyle rekabet edebilecek küresel ölçekte gerçekleşen daha büyük olayları da göz önünde bulundurun. Ayrıca, önemli spor etkinlikleri, müzik festivalleri ve konserler, sergiler ve benzerlerinden haberdar olun.
Yılın mevsimini de düşünmeye değer. Nişiniz için konferanslar için en popüler zaman ne zaman? Katılımcıların muhtemelen alanınızdaki en büyük etkinlikler etrafında bir konferans programı oluşturması muhtemeldir, bu nedenle sizinkini düzenlemek için en uygun zamanı belirlemek için etkinlik listelerini araştırdığınızdan emin olun.
5. Bütçenizi belirleyin.
Tüm hususlar dikkate alındığında, etkinliğinizin maliyeti ne kadar olacak? Mekan, konuşmacılar, eğlenceler, catering, personel ve benzerleri dahil ilgili alanları değerlendirin. Demand Metric’in konferans bütçe şablonu gibi araçlar, etkinliğin tam olarak ne kadara mal olacağını belirlemede gerçekten yardımcı olabilir.
Birçok kuruluş, başlangıçta kısa vadede net gelir sağlamayan, ancak hedeflenen kitle aracılığıyla oluşturulan farkındalık, otorite ve güvenilirlik nedeniyle uzun vadeli satışlarla sonuçlanan etkinlikler düzenler. Etkinliğinizden ne kazanmayı umduğunuza karar verdiğinizden emin olun.
6. Hoparlörlerinizi dikkatli seçin.
Etkinliğinizin boyutuna ve niteliğine bağlı olarak, konuşmacılar için çağrı yapabilir ve listenizde bir yer kazanmak için başvurmalarını sağlayabilirsiniz. Bilet satışlarının, kimin paylaşmaya geleceğine bağlı olabileceğini unutmayın; bu, listenizin en azından kısmen küratörlüğünü yapması gerektiği anlamına gelir.
Doğal olarak, sektörünüzde daha güvenilir, yetkili, kötü şöhretli, popüler veya başka bir şey olan konuşmacılar ve sunucular var. Uygunluklarına ve bütçenize göre hangi önde gelen uzmanları getirebileceğinizi düşünün. Örneğin, LTV Conf’ta, katılımcılara çeşitli mevcut bilgi kategorileri sunmak için farklı yönlerde uzman olan bir dizi konuşmacıyı bir araya getirdik. Bunun için bütçeniz varsa, ünlü konuşmacılar da faydalı olabilir.
Konuşmacıların mevcudiyeti, bol miktarda planlama zamanı bırakmak için başka bir nedendir. İstediğiniz zaman tüm hoparlörler kullanılamayabilir. Ve rüya takımınız bir araya gelmezse, B planını ve hatta C planını düşünmek her zaman iyidir.
7. Facebook’ta katılımcıları bulun.
Pazarlama, etkinliğinizin başarısında kritik bir rol oynayacaktır. Etkinliğinizi tanıtmak ve katılımı teşvik etmek söz konusu olduğunda, sosyal medyaya öncelik verdiğinizden emin olun.
Facebook grupları bu görev için özellikle değerlidir. Bir etkinlik oluşturabilir, potansiyel müşterileri davet edebilir ve tarih yaklaştıkça etkinlikle ilgili bilgileri paylaşmaya devam edebilirsiniz. Ayrıca rakiplerinizin etkinliklerini nasıl kurduğunu, kimin LCV’yi verdiğini, etkinliğinizi nasıl konumlandıracağınızı belirlediğini ve daha fazlasını görebilirsiniz.
Son düşünceler
Tüm i’ler ve çarpılar ile etkili bir konferans yürütmeye hazırsınız. Zirveler için çıta yüksek olduğundan ve onlara hizmet verilmediği takdirde izleyici üyeleriniz etkileşimde kalmayacağından, ona hak ettiği ilgiyi gösterdiğinizden emin olun.
Pazarlama ve İnovasyon 